文書ファイルをどこに保存するか？ 毎日のルーチン作業ですが、仕事の生産性、能率を向上させる非常に大きな要素になります。Windowsのパソコンを使っている場合、ファイルをデスクトップに置いている、という人も多いのではないでしょうか？
デスクトップは、パソコンを起動するとすぐに出てくる画面ですから、ここにファイルを置いておけばすぐに開くことができます。デスクトップでなく、「マイドキュメント」の中にファイルを置いておくと、一度「マイドキュメント」を開かないと目的のファイルを探せません。
そう考えると、デスクトップにファイルを置くメリットはあるわけです。ただ、デスクトップにファイルがいっぱいありすぎるのは、見栄えがいいものではありません。それに、仕事の能率が落ちます。
たとえば、「N社の納品期日はいつ？」と、「N社議事録」を探すような場合、ファイルがたくさんあったのでは、なかなか見つけられません。パソコンの情報整理には、1つの鉄則があります。それは、デスクトップには、使用頻度の高い文書や、作りかけの文書以外は置かないというものです。
もちろん、アプリケーションのショートカットは必要ですが、それ以外のファイルは置かないようにします。非常に簡単なことですが、これだけで仕事の能率は格段に上がります。
会議の資料や打ち合わせ議事録などの文書はデスクトップではなく、「マイドキュメント」などのフォルダにしまっておくのが、情報整理の基本なのです。
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