付箋紙の利用で重要項目を忘れないように

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「今日中に上司に報告をあげる」「お客様に価格調整した見積もりを提出」といった重要な仕事の情報は、はふせん紙にメモ書きして、パソコンや机の上に貼り付ける人が多いようです。ただ、紙のふせん紙には欠点があります。はがれやすいので、せっかくメモした情報がどこかに行ってしまうことが少なくありません。床に付箋紙が落ちているのを見たことがある人も多いはずです。

そこで、便利なのが付箋紙機能を搭載した無料ツール。これを使えば、デスクトップの画面上に、付箋紙のようにメモを貼り付けることができるのです。紙ではないのではがれることがありませんし、デスクトップは仕事中はつねに開いているので非常に目だちます。「付箋紙空で貼っておく情報は、忘れずに処理しようと思っている仕事、その日絶対連絡しなければならない取引先の電話番号などが打ってつけです。「目に触れやすい」というデスクトップ画面の特徴を最大限に活かしたソフトといえるでしょう。使い方は簡単でインターフェイスも迷わずに利用可能です。
Googleで「付箋紙 フリー」で検索するとたくさんのツールがヒットするので好きなツールを選ぶといいでしょう。

デスクトップにはカレンダーを表示させる

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「作りかけの文書ファイル」「ひんばんに内容を変更する文書ファイル」や、アプリケーションのアイコン以外にも、デスクトップに表示させておくと便利な情報があります。
たとえば、「カレンダー」で。
電話で取引先の担当者と話しているときに、よく「では次回の打ち合わせはいつごろにしましょうか」という話になります。そのとき、カレンダーを卓上に置いていない人は、暦がわからないので話を進めにくくなります。
スケジュールを確認せずに返事をして後で変更してもらうのも大変失礼です。
いちいちスケジュール帳を開くのもめんどうです。そこで、デスクトップ上(壁紙) に、カレンダーを表示しておく手があります。朝、出社するとパソコンを立ちあげ、1日中つけっばなし、という人には非常に便利です。電話中でも、パソコン画面を見れば、すぐに暦の確認ができるわけです。カレンダーは、専用の無料ソフトウェアをインストールして設定します。これは、パソコン系雑誌の付録やインターネットから手軽にに入手可能。

仕事で使うメインマシンのデスクトップパソコンが古くなったらまずはここで検索するといいでしょう。
「筐体タイプ」、「OSの種類」、「価格」、「メーカー」、「搭載CPU」、「画面サイズ」、「光学ドライブの種類」、「3D対応の有無」、「搭載メモリー容量」、「TVチューナー」、「発売時期」を自由に選んで検索が可能となっています。
タブレットやスマホがパソコンの販売を追い抜いたなどのニュースをたくさん目にしますが、仕事のできるビジネスパーソンのメインマシンはやっぱり高性能デスクトップパソコンがまだまだ主流です。

ファイルの圧縮・解凍

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ビジネスでやりとりするメールの中には、「圧縮ファイル」が添付されてくることが多数あります。商品の写莫や、会議やセミナー用のプレゼンテーションファイルはデータの量が大きいので、圧縮して送られてくるわけです。
圧縮ファイルがあったとき、その内容を確認するためにファイルを解凍(圧縮前の状態に戻す)します。そのとき、解凍したファイルをデスクトップ上に表示するようにしましょう。
デスクトップは「作りかけの文書」を扱う場所ですから、内容が未確認のファイルを一時的に置いておくのにぴったりです。ファイルを開いて内容を確認したあとで、関連する書類が入っているフォルダにしまいます。
圧縮ファイルを元に戻すには、圧縮・解凍専用のソフトウェアを使います。無料のものが出回っていて、インターネットからダウンロードすれば手に入ります。インストール後、解凍先をデスクトップに指定すればいいわけです。

効率をあげるための書類作成時のルール

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デスクトップ画面は、オフィスの机と同じく、ビジネスマンの作業場にあたります。そう考えると、デスクトップに置いておくのにもっとも必然性のあるファイルは、「作りかけの文書」といえるかもしれません。報告書であれプレゼン資料であれ、作成中の文書はデスクトップ上に置いておき、完成したら「マイドキュメント」などのフォルダにしまうといったルールを作るのがいいでしょう。

パソコン上の仕事で、こうしたルールを作るのは非常に有効です。画面を見るだけで、片づけていない仕事がすぐにわかるからです。
仕事がたてこんでくると、同時並行で作成する文書も多くなります。当然、デスクトップに残る「作りかけの文書」も増えていきます。その数が多くなるのは要注意信号がともったということです。
それを減らすように仕事を進めなくてはなりません。つまり、自然と仕事に優先順位をつけられるようになるのです。

ショートカットもしっかり使用する癖をつけるとさらに効率アップできます。
ショートカットを利用したスピードアップはこちらが参考になります。

ウィンドウの開閉も高速化できる

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仕事中、上司や同僚から「この資料を見ておいてくれないかな」と、USBメモリなどの媒体やCD-ROMを渡されることがあります。普通であれば、USBメモリやをCD-ROMをドライブに差し込んで、「マイコンピュータ」をダブルクリック。そこから該当するドライブDドライブやEドライブなどをダブルクリックして、ウィンドウを開けて中身を確認、という操作手順が一般的です。
ただ、時間がないときは、いちいちウィンドウを開けるのはめんどうなものです。単純な操作なのですが、会議の時間が迫っていたりすると手間に感じます。そこで、あらかじめ次ページのように、DドライブやEドライブのショートカットをデスクトップ上に置いておくのが効率的です。
こうしておけば、「マイコンピュータ」のアイコンを操作しなくても、直接デスクトップ上にあるDドライブやEドライブのショートカットをダブルクリックするだけで、中身をさっと確認することができるのです。

「マイコンピュータ」をダブルクリックして、ウィンドウを開きます。DやEのアイコンを、デスクトップ上までドラッグ&ドロップします。
オブジェクトをここに移動またはコピーできません。代わりにショートカットをここに作成しますか?というメッセージが出るので「はい」をクリック。
USBメモリ「D」のショートカットがデスクトップ上に表れます。同様に、よく使うディスクのショートカットをデスクトップ上に作っていきます。

USBメモリの内容を見るときは、「リムーバブルディスク:D へのショートカット」をダブルクリックします。ウィンドウが開いて中にあるファイルをすぐに確認できます。

見る頻度の一番高いウェブサイトの扱い方法

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仕事上で頻繁にアクセスするウェブサイトとは、どのようなものサイトでしょうか?「yahoo!」「Google」などの検索サイト以上にアクセス回数が多いのが、「自社のウェブサイト」「グループ会社のウェブサイト」です。
自社の製品やリリースをしっかり確認していないと、問い合わせに答えられないだけでなく、仕事もスムーズにすすみません。自社のホームページも「ひんばんに内容を確認する」情報ですので、すぐに見られる状態にしておきたいものです。たとえばのブラウザを起動したとき、いわゆる「初期画面」が最初に出てきますが、この画面に自社のホームページを設定すると便利です。また、最重要ではないものの、見る頻度の高いホームページは、デスクトップにショートカットを置いておきます。必要なとき、ダブルクリックするだけで、すぐにページを開くことができます。

見る頻度の高いホームページの画面を開きます。urlが表示されている「アドレス」にあるアイコンを、デスクトップ上までドラッグ& ドロップします。すると、デスクトップ上にホームページのショートカットができました。このショートカットをダブルクリックすれば、先のホームページの画面がすぐ開きます。
デスクトップにはやたらにファイルを置かないほうが、画面がすっきりして仕事もはかどるものです。ただ、以下のようなファイルは、仕事上すぐに使う可能性が高いものですから、デスクトップに残しておくほうが効率的です。
内容をよく確認する資料や文書
まず、デスクトップに置くのに適しているのは、「頻繁に内容を確認する文書」です。「下半期の開発工程スケジュール」「今月の営業配置スケジュール」など、予定表や計画表に類する文書があります。こうした文書は、内容を更新することはあまりありませんが、確認することが多い文書です。すぐ印刷しなければならないときもあるので、デスクトップ上に置いておくほうが便利なのです。同様に、プロジェクトメンバーの「スケジュール表」、取り扱っている「商品の概要」など、確認することが多い文書は、やはりデスクトップ上に置いておくほうがいいでしょう。ただ、デスクトップがファイルでいっぱいになるようであれば、フォルダのアイコンをデスクトップに置き、その中にファイルを格納するようにします。
作りかけの文書
文書の作成中に、別の仕事が入って作業を中断せぎるを得ないことがあります。その場合も、デスクトップ上に一時的に保存します。というのも、作りかけの文書を「マイドキュメント」などのフォルダの中に入れてしまうと、そのまま忘れてしまうことがあるからです。デスクトップという、つねに目に触れる場所に置いておくことで、そのファイルが作業中であることが確認できます。

ひな形の文書
営業日報などは、「記入する項目やフォーマットが決まっている」文書であり、かつ「毎日作成する)」文書です。このような文書の「ひな型」を、デスクトップ上に置いておくのも便利です。最初に作成した文書を、「ひな型」としてデスクトップ上に置いておけば、次に営業日報を作成するとき、簡単に上書きできます。
ただ、「F社関連の営業報告」といった、特定の仕事や取引先、商談に関係した文書は、デスクトップではなく特定のフォルダの中に入れるようにします(20 ページ参照)。デスクトップに置いておく文書は、「特定の取引先に限定された」文書ではなく、営業日報のように、「業務全般で共通して使用する文書(性格」といったものがいいのです。

アイコンの配置

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文書や資料のファイルを右に寄せる

実際にデスクトップを整理してみましょう。●左側にある文書ファイルは、1一つ1つ右に移動(ドラッグ&ドロップ)します。デスクトップに残さないものは[マイドキュメント]にしまいます。

ファイルを等間隔に整列する

●右にファイルやフォルダを移動したら、デスクトップ画面上のいずれかにマウスポインタを置いて、右クリックします。
●[等間隔に整列]をクリックします。ファイルやフォルダのアイコンがきれいに並びます。

アイコンの自動整列は使わない

デスクトップ画面上で右クリック→[アイコンの自動整列]をクリックすると、かえっていろいろなファイルが混じってしまい、探しづらくなります。

「アイコンの自動整列」をするとWindowsには「アイコンの自動整列」という機能があります。デスクトップ上のアイコンを整理するのに、この機能を使う人も多いようです。
ただ、これを使うと、文書ファイルの後にアプリケーションのアイコンが並ぶようなことも起こります。かえってわずらわしく感じる人もいるようです。
パソコンは、あくまでも自分の使いやすいように整理するのがポイントです。ドラッグ&ドロップでアイコンを1つずつ配置させるのはめんどうですが、使い勝手が改善します。

右側、左側のエリアをうまく使いこなす

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きれいに整理されているデスクトップの画面は、とても使いやすくスピーディーに作業ができます。アイコンを右と左に分ける方法がおすすめです。
このように、画面上の右と左にきれいに分けると、パソコンは非常に使いやすくなります。Windowsのパソコンは、ファイルがデスクトップの左から埋まっていくようになっています。ただ、右利きの人なら、画面の左側より右側にアイコンがあったほうが操作がしやすいはずです。
使うことが多い資料や文書のファイルは画面の右側に、そうでないものは画面の左側に置くと、仕事がスムーズに進みます。また、「ごみ箱」や「マイドキュメント」といった、頻繁に操作するアイコンも、画面の右側に置いておくと便利です。
なお、それぞれのファイルは、めんどうでも1つ1つドラッグ&ドロップで動かします。そのあと、「等間隔に整列」をすると、きれいに配置されます。

文書ファイルの保存場所

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文書ファイルをどこに保存するか? 毎日のルーチン作業ですが、仕事の生産性、能率を向上させる非常に大きな要素になります。Windowsのパソコンを使っている場合、ファイルをデスクトップに置いている、という人も多いのではないでしょうか?
デスクトップは、パソコンを起動するとすぐに出てくる画面ですから、ここにファイルを置いておけばすぐに開くことができます。デスクトップでなく、「マイドキュメント」の中にファイルを置いておくと、一度「マイドキュメント」を開かないと目的のファイルを探せません。
そう考えると、デスクトップにファイルを置くメリットはあるわけです。ただ、デスクトップにファイルがいっぱいありすぎるのは、見栄えがいいものではありません。それに、仕事の能率が落ちます。

たとえば、「N社の納品期日はいつ?」と、「N社議事録」を探すような場合、ファイルがたくさんあったのでは、なかなか見つけられません。パソコンの情報整理には、1つの鉄則があります。それは、デスクトップには、使用頻度の高い文書や、作りかけの文書以外は置かないというものです。
もちろん、アプリケーションのショートカットは必要ですが、それ以外のファイルは置かないようにします。非常に簡単なことですが、これだけで仕事の能率は格段に上がります。
会議の資料や打ち合わせ議事録などの文書はデスクトップではなく、「マイドキュメント」などのフォルダにしまっておくのが、情報整理の基本なのです。