画面上に残したほうがいい文書ファイル、残さないほうがいい文書ファイル

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デスクトップにはやたらにファイルを置かないほうが、画面がすっきりして仕事もはかどるものです。ただ、以下のようなファイルは、仕事上すぐに使う可能性が高いものですから、デスクトップに残しておくほうが効率的です。
内容をよく確認する資料や文書
まず、デスクトップに置くのに適しているのは、「頻繁に内容を確認する文書」です。「下半期の開発工程スケジュール」「今月の営業配置スケジュール」など、予定表や計画表に類する文書があります。こうした文書は、内容を更新することはあまりありませんが、確認することが多い文書です。すぐ印刷しなければならないときもあるので、デスクトップ上に置いておくほうが便利なのです。同様に、プロジェクトメンバーの「スケジュール表」、取り扱っている「商品の概要」など、確認することが多い文書は、やはりデスクトップ上に置いておくほうがいいでしょう。ただ、デスクトップがファイルでいっぱいになるようであれば、フォルダのアイコンをデスクトップに置き、その中にファイルを格納するようにします。
作りかけの文書
文書の作成中に、別の仕事が入って作業を中断せぎるを得ないことがあります。その場合も、デスクトップ上に一時的に保存します。というのも、作りかけの文書を「マイドキュメント」などのフォルダの中に入れてしまうと、そのまま忘れてしまうことがあるからです。デスクトップという、つねに目に触れる場所に置いておくことで、そのファイルが作業中であることが確認できます。

ひな形の文書
営業日報などは、「記入する項目やフォーマットが決まっている」文書であり、かつ「毎日作成する)」文書です。このような文書の「ひな型」を、デスクトップ上に置いておくのも便利です。最初に作成した文書を、「ひな型」としてデスクトップ上に置いておけば、次に営業日報を作成するとき、簡単に上書きできます。
ただ、「F社関連の営業報告」といった、特定の仕事や取引先、商談に関係した文書は、デスクトップではなく特定のフォルダの中に入れるようにします(20 ページ参照)。デスクトップに置いておく文書は、「特定の取引先に限定された」文書ではなく、営業日報のように、「業務全般で共通して使用する文書(性格」といったものがいいのです。