納期をしっかり管理するために最適のライフハック
「TO DOリスト」を利用したライフハックにはいくつかの種類がある。「優先順位をつけず、リストの上から順番に片付ける」というパターンもあれば、「優先順位をつけ、締め切りまでの時間が短いものから手をつける」というものもある。先延ばし癖がある人は優先順位を考え始めると先延ばしが悪化するため、前者がお勧め。しかし先延ばし癖がなく、常に進捗状況やタイムリミットを意識して動きたい人の場合は、後者の方が役に立つ。
ここでは、リミットや重要度の閲覧機能が充実した「TO DOリストを利用したライフハックを取り上げる。今、自分自身が抱えている仕事の進捗情報を把握する上で、大きく役に立ってくれるはず。
「Aｓtrid Tasks」を利用
「Aｓtrid Tasksは、アラート付きの「TO DOリスト」トと付箋メモが利用できるアプリ。タイムリミットまでの残り時間や順位によってタスクを表示するソート機能が充実している。単なる「やることリスト」とは異なり、特に重要なものや期限が迫っているものを優先して表示してくれるのだ。使いこなせば、「今、一番やらなくちゃいけない仕事は何だろう‥‥‥」と迷った時、悩まずすぐに行動が起こせるようになるだろう。タイマーを起動すれば、時間をカウントしてくれる機能も有り難い。
重要度とタイムリミット
「TO DOリスト」を作成したら、表示方法を変更して重要なタスクをチェックしよう。「Aｓtrid Tasks」 では、重要度が高いものを優先表示したり、リミットが近いものを表示したりと切り替えが可能だ。両方を見比べることで、「こちらの案件のはうが重要度は高いが時間がある」「こちらの用事の重要度は低いが、リミットが近いから今やっておこう」と的確に判断できるようになる。
カスタムフィルタ
TO DOの案件が少ない時はいいが、何十件ものタスクを抱えるようになると、「自分は今どれだけ緊急な仕事を抱えているんだろう」「重要でないけど締め切りが近い案件を見落としていないか？」と頭を悩ませるようになってくる。そんな時役立つのがフィルタ機能だ。フィルタを設定すると、一定の重要度の案件や、一定の期日が迫っている案件だけをリストアップできる。タスクが増えるほどに乱雑になりがちな「やることリスト」が現在の仕事の進捗状況や、今知りたい情報だけをリストアップしてくれるツールとして役立つようになるのだ。
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