資格の取得や大規模な案件のプレゼン資料の作成など、時間がかかって複雑な案件はど途中で計画倒れに陥りやすい。小さな用件は全貌が見え所要時間も分かりやすいのに対し、手間も時間もかかる案件は「どんな作業を、どれだけクリアすればいいか」を把握しにくいためだ。
そんな計画倒れの対策に最適なライフハックが「見える化」。複雑で全貌が見えにくいプロジェクトの工程を細分化してスケジュールに落とし込むことで、「何をどんな手願で行えば完了するか」を、ひと目で見えるようにするテクニック。
「見える化」を行うには、いつでもどこでもスケジュールを確認できる携帯アプリがうってつけ。
例えば資格取得を目標とした場合、TO DOリストに「試験勉強をする」と書いただけでは手付かずに終わってしまう。まずはGoogleカレンダーに願書受付の期限や試験の実施日を書き入れてしまおう。その上で手書きのノートやメモアプリを取り出し、受験までにやるべき行動を詳細に書き出してみること。何日までに願書を取り寄せる必要があるか、テキストを何ページ進める必要があるか。漠然と抱えている作業手順を書き出してみるだけでも具体的に何をしたらいいかがわかる。どんな些細なことでもまずはアクションを起こすことも大切な要因となる。
まずは予定を細分化してGoogleカレンダーに落とし込むことがスタート。目標達成までの手順をすべて書き出したら、それらの手順を細分化しよう。例えば「参考書を30ページクリアする」という項目は、「参考書勉強5ページ×6日間」と書き換えることができる。あとは所要時間を見積もって、Googleカレンダーに落とし込んでいく。細分化を行うことで、山ほどあるように感じる課題が、毎日これだけこなせば達成できると具体的になる。初めて入力する際はテキストの分量が多いので、携帯でなくPCで行うのがおすすめ。
時間管理を上手に進めるコツは、仕事とプライベートの予定を同じカレンダーに記入すること。そうすれば仕事の忙しさに応じてプライベートの計画を立てるなど、無理のないスケジューリングが可能となる。新たな用事や予定が入ったら、携帯で即座にカレンダーヘ追加する。
手書きのメモと違い紛失することがなく、自動的にカレンダーに転記されるので忘れる心配がない。また、アラート設定をしておけば、予定の時刻が近づくと携帯の着信音で知らせてくれるので安心。
Android携帯版のGoogleカレンダーは、シンプルで使いやすい一方、週間表示や月間表示がやや分かりにくいというデメリットもある。それを補ってくれるのが、手帳アプリ「ジョルテ」だ。書き込んだスケジュールがひと目で分かるデザインになっており、「重要予定リスト」や「TO DO リスト」などスケジューリング支援機能も充実しているGoogleカレンダーに記入した予定をそのまま反映させることができるので、会社ではGoogleカレンダー、外出先ではAndroid 端末で「ジョルテ」と、使い分ける方法もある。
試験の開催日や企画書の提出日といった「締切日」とは別に、あらかじめ「区切りの日」を設定しておくと、「この日までにこれだけ頑張ろう」という目安になる。例えば、資格取得のための勉強を半分終える予定の日、企画書作りのための資料を集め終える日、など。区切りとなる日の用事を、重要な予定として色分けしておこう。ジョルテでは、重要な予定を色分けしてカレンダーに記入できる。重要な予定を意識することで、仕事や勉強に前向きに取り組む意欲が沸いてくることだろう。具体的にいついつまでにこれを…という目標が設定できるのは動きやすい。
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