複数の仕事を同時進行で進めているビジネスパーソンほど、タスクが積み重なってイライラ…という事態に陥りがち。上からも早くしろ！と言われ、下からも支持待ちで困ってしまう。やるべきタスクをうっかり忘れて、締め切り前に慌ててしまうこともあるかもしれない。。そんな人にこそ、「Springpad」の「TO DOリスト」がおすすめ。会社のパソコンでも携帯からでも書き込むことができるので、いつでも思いついたタスクを追加可能。終えたタスクにチェックをしていけば、まだ終わっていない用事がひと目で分かるようになる。ここでは、仕事を効率よく進めるライフハック「GTD」の基礎テクニックを利用して、「TO DOリスト」を使いこなしてみよう。
「Springpad」の「TO DOリスト」画面。「Evernote」と異なり、パソコンと携帯の両方からチェックボックスを編集できる点が特徴だ。買い物の用事だけに特化した「買い物リスト」も用意されている。
「TO DOリスト」を新規に作成し、企画書の作成、得意先への連絡、同僚へのメールなどなど、思いつくありとあらゆる用事を書き込んでいこう。チェックボックスが自動的に生成され、保存するだけで簡単に「TO DOリスト」が完成する。実践する順序などを考えず、思いつくままにどんどん書き込むことが、リスト作成のコツだ。「Evernote」同様、チェックボックスのない普通のメモ帳も利用できる。出先でひらめいたアイデアや日常の記鐘などは、こちらにメモしていくとよい。
「Springpad」を起動してメニューボタンを押すと選択画面が表示される。すぐメモを取りたい暗は「Quick Note」を、リストを作りたい時は「add stuff」をタップ。
「Add by type」をタップするとリスト一覧が表示されるので、その中から「C heck List」を選んで「TO DOリスト」を作成。
○目的によってリストを使い分ける
「TO DOリスト」を作ったみたが、どの用件から始めていいか分からない…と迷ってしまう人は、まず「2分ルール」を試してみるといいだろう。一番上の用件から順番にチェックし、2分以内にできるものはその場で即座に行動しチェックボックスを埋めていくという方法になる。
期日が決まっているプロジェクトは「TO DOリスト」とは別の「タスクリスト」を作成し、そちらに転記すればいい。締め切りのあるタスクをどれだけ抱えているか、ひと目で分かるようになる。
○買い物の用事などはショッピングリストを活用
TO DOリスト」の便利な点は、思いついた用事を何でも手軽にリスト化できることにある。しかし、仕事の用件と買い物などの雑用が一緒にTO DOリスト」に入っていると、混乱するケースもある。そんな人は、「ショッピングリスト」を利用するのがよい 。仕事に必要な道具はもちろん、日常生活に必要な消耗品や食品などもどんどんリストに入れよう。買い物に出かけた先でショッピングリストを起動すれば、買うべき物だけをチェックできるので便利。
○写真やメモでリストを作成
「Springpad」 には、撮った写真を簡易メモやタスクリストに貼り付ける機能も搭載している。締め切りのある仕事に関する書頬や資料などを、写真に撮ってタスクリストに貼り付けておこう。視覚に訴える写真を貼り付けておくことで、どんな作業を行うべきかすぐ思い出すことができ、実行力が高まる。併せて資料の置き場所や注意事項などをメモしておいてもよい。
○バーコード読み取りも使える
仕事を進める上で、資料として役立つ本を集めておきたいこともある。そんな時に便利なのが、バーコード読み取り機能。書籍のバーコードを読み込んで、書籍情報をウェブで模索し自動表示してくれる。本のデータを「Springpad」 に放り込んでおけば、あとあと資料を揃える時に便利だ。ただし、日本の一部書籍は検索結果が表示されない場合も。今後に期待しよう。
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